Notfallmanagement
Die Frage ist nicht, ob ein Notfall eintritt, sondern wann? Deshalb ist es wichtig, auf Notfälle gut vorbereitet zu sein. Unser Notfallmanagement greift zum Beispiel, wenn unsere IT-Infrastruktur und damit unsere Geschäftsprozesse ausfallen sollten – sei es durch einen länger andauernden Stromausfall oder durch einen Cyberangriff.
Unsere Vorbereitungen
Hier erhalten Sie in einen kurzen Überblick, wie wir uns auf einen möglichen Notfall vorbereitet haben.
Unser Krisenstab
Es ist bereits ein Krisenstab bestimmt. Die Leitung des Krisenstabs entscheidet, ob es sich beim eingetretenen Ereignis um einen Notfall handelt und beruft die anderen Mitglieder ein. Unser Krisenstab trifft alle grundlegenden Entscheidungen.
Unsere Notfall-Karte
Bei einem Ausfall unserer IT-Systeme haben wir keinen Zugriff auf unsere Server. Bewahren Sie deshalb unsere Notfall-Karte in ausgedruckter Form auf. Auf dieser finden Sie alle wichtigen Handlungsanweisungen für den Ereignisfall.
Die Notfall-Karte erhalten Sie von Ihrer Führungskraft.
Lerninhalt für alle
Eine Anleitung, was im Notfall zu tun ist, ist auch Teil unserer Schulungen auf unserer Lernplattform BlinkIT. Diese Pflichtkurse müssen Sie einmal im Jahr absolvieren.
Unser Meldeweg
Wenn Sie nicht selbst den IT-Ausfall bemerken und melden, werden Sie über das Ereignis informiert (s. Anweisungen in der Notfall-Karte). Bei einem Ausfall unserer IT-Systeme funktionieren weder unsere dienstlichen E-Mails noch unsere Softphones. Geben Sie deshalb Ihrer Führungskraft stets Ihre aktuellen mobilen Kontaktdaten weiter. Denn unser festgelegter Meldeweg im Unternehmen sieht vor, dass Sie von Ihrer Führungskraft informiert werden.
Wer die mobilen Kontaktdaten (Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) nicht an die Führungskraft weitergegeben hat, für den gilt die Handlungsanweisung zur Dienstvereinbarung über mobiles Arbeiten. Diese sieht vor, dass Sie in die Dienststelle kommen, wenn Sie von zu Hause nicht arbeiten können.
Interne Informationsplattform
Beim Ausfall unserer IT-Systeme ist unsere Internetseite nicht betroffen und wird daher zu unserer zentralen Informationsplattform. Um auch interne Informationen teilen zu können, haben wir eine interne MD-Seite eingerichtet, die zugriffsgeschützt ist. Im Ereignisfall wird diese so schnell wie möglich angeschaltet. Die Zugangsdaten zur internen MD-Seite erhalten Sie im Ereignisfall ebenfalls schnellstmöglich von Ihrer Führungskraft. Geben Sie die Zugangsdaten nicht an Externe weiter.
Externe Informationsplattform
Da beim Ausfall unserer IT-Systeme unsere Internetseite nicht betroffen ist, wird die Öffentlichkeit über unserer Homepage (www.md-nordrhein.de) informiert. Erhalten Sie Anfragen von Versicherten, Kunden oder Dienstleistern, können Sie auf unsere Homepage oder auf die Pressestelle verweisen. Wie diese zu erreichen ist, wird schnellstmöglich auf unserer Internetseite kommuniziert.
Unsere Notfall-Infrastruktur
Fallen unserer IT-Systeme aus, können oder dürfen wir aus Sicherheitsgründen unsere Rechner nicht mehr nutzen. Dennoch müssen wir intern und extern Informationen weitergeben. Ebenso müssen Krisenstab, Vorstand und einige Abteilungen wie etwa die IT oder die Pressestelle arbeitsfähig sein. Daher wurden bereits Notfall-E-Mail-Adressen eingerichtet und es gibt einen Notfallplan für eine kurzfristige Anschaffung von einigen Laptops.
Arbeiten im Notfall
In den ersten Tagen greifen unsere vorbereiteten Notfallstrukturen, über die wir Sie in den vorherigen Slides informiert haben. Doch IT-Systeme können auch längerfristig ausfallen. Daher muss sichergestellt sein, dass nach ein paar Tagen wichtige Prozesse wie etwa Einstufungen in einen Pflegegrad wieder anlaufen können – auch ohne einen Zugriff auf unsere Systeme. Für diese Fälle haben die einzelnen Geschäftsbereiche ihre eigenen Notfallpläne erarbeitet. Was dies konkret für Sie bedeutet, wie und wann Sie arbeiten können, erfahren Sie im Ereignisfall über Ihre Führungskraft und gegebenenfalls auch über die zugriffsgeschützte interne MD-Seite.
Grundsätzliches
Wenn Sie sich im Notfall an einige grundsätzlich Dinge halten, erleichtert dies sowohl die Kommunikation untereinander als auch das Arbeiten miteinander. Unser Handlungsempfehlungen im Notfall sind:
- Bewahren Sie Ruhe!
- KISS = Keep it small and simple!
- Geben Sie keine eigenen Informationen heraus, die Sie vom “Hören-Sagen” erfahren haben, sondern verweisen Sie immer auf unsere Internetseite oder auf die Pressestelle.
- Geben Sie Zugangsdaten oder Informationen nie an Externe weiter. Die Öffentlichkeit wird von der Pressestelle informiert.